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皖西卫生职业学院学生档案管理暂行办法

作者:学生处 时间:2012-12-27 点击数:

      为适应我院学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案的安全,充分发挥学生档案在学生管理工作的作用,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》,特制定本办法。
 
第一条 适用范围
本办法适用于在我院接受普通高等职业教育学生的档案管理。
 
第二条 材料立卷归档范围
(一)高考档案材料
(二)本校档案材料
1、高等学校毕业生登记表;
2、学生综合素质测评表;
3、体检表;
4、学习成绩单;
5、有关奖、惩材料;
6、报到证存根;
7、其它材料。
 
第三条 材料立卷归档要求
1、装档材料的内容要认真审查,要求准确、清楚,并注明材料形成的时间。
2、属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料,必须有单位公章和本人签字。
3、其他应归档材料,在材料形成之后,应立即立卷归档。
4、学习成绩单、毕业生登记表、体检表、毕业生鉴定材料、报到证存根、奖惩材料等,由各系负责收集,由学生处组织各系统一时间归入学生档案。
5、归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,不得交送复印件。
6、凡属归档材料,任何人不得擅自剔除。
7、学生毕业离校前,所有需要归档的材料要及时立卷归档。
 
第四条 档案的保管
1、学生档案的日常管理由各系负责,在规定时间交学生处审核、密封、盖章,毕业时由辅导员负责统一发放。
2、对于退学、开除等学生的档案,应及时登记、保存,学期结束前统一上报学生处。
3、归档材料必须按本规定的程序办理各项立卷手续,要做到完整真实,文字清楚,手续齐备,认真审核。
4、要加强防火、防盗工作,预防丢失、损毁事故的发生。
5、对移交的立卷材料,交接双方必须进行登记。
 
第五条 档案的利用
1、因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要,党委组织部门、团委和各系(部)党政负责人可登记后查(借)阅学生档案;因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,必须持单位介绍信和本人身份证,经学生处审批后,方可查阅档案材料,查阅档案应严格保密。
2、学生档案不得外借,确因工作需要借出时,应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管,借出时间一般不得超过3天,若情况特殊需延期的,应补办借阅手续,查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改;未经档案管理部门批准不得复制,归还时,管理人员要逐一核对档案材料。
 
第六条 档案的转递
1、学生毕业离校时,应及时办理档案转移手续。学生自带的档案袋必须密封,若档案丢失,由本人负责。
2、因学生个人原因,一年后档案仍未领取的,由系部登记造册后转交学院档案室保存。
3、转专业、休学、留级学生的档案应及时转至接收单位管理。开除学籍、退学、死亡、失踪学生的档案材料发回学生户籍所在地。
 
第七条 遗失档案的补办
(一)档案补办项目:
1、高校学生登记表;
2、高校毕业生登记表;
3、在校期间奖惩材料证明;
4、学生成绩登记表。
(二)档案补办程序
1、本人提交书面申请;
2、出示《毕业证书》原件及单位介绍信;
3、报学生处审批后,到所在系以及相关部门补办有关材料;
4、补办学生档案手续材料由学生处保管、存档。
 
第八条 其它规定
1、新生入学时,学生档案由各系辅导员、班主任负责收集、登记、阅档,阅档时间为两个月,两个月后送交各系指定专人保管。
2、学生在校期间的档案材料由各系部按下列规定进行收集、整理,学生处统一时间审核、密封,毕业时由辅导员负责统一发放。
(1)高等学校学生毕业生登记表、学生综合素质测评表及有关奖惩材料等,由各系辅导员负责收集、整理并提供;
(2)学生学习成绩单由教务处负责提供;
(3)团组织材料由院团委负责提供;
(4)报到证存根由就业办负责提供;
(5)体检表由校医室负责提供;
(6)其他未列入材料按部门职责由相关部门负责提供。
3、学生党员的有关档案材料,按党组织有关制度管理。
 
第九条 附则
1、本办法由学生处负责解释。
2、本办法自颁布之日起施行。

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